Un servicio preventivo empieza antes de que llegue el primer equipo. Esta lista ayuda a preparar la información, los recursos y el cierre sin depender de mensajes dispersos.
Adáptala a los procedimientos de tu entidad, al plan de seguridad del evento y a las instrucciones de los servicios competentes.
Antes de convocar
- Confirma objeto, fecha, horarios y ubicación.
- Identifica la persona solicitante y el responsable operativo.
- Revisa riesgos conocidos, aforo, accesos y puntos sensibles.
- Define necesidades mínimas de personal, perfiles y vehículos.
- Recopila documentación, planos y teléfonos de coordinación.
- Aclara el canal de activación y las condiciones de cancelación.
Durante la convocatoria
- Publica horarios, lugar de encuentro y equipamiento necesario.
- Solicita disponibilidad con un plazo claro.
- Evita compartir datos personales en grupos no controlados.
- Confirma quién puede conducir cada vehículo.
- Revisa formación o acreditaciones requeridas.
- Asigna responsables y equipos cuando haya suficiente personal.
Preparación operativa
Comprueba vehículos, combustible, documentación, comunicaciones y material asignado. Registra cualquier elemento fuera de servicio y su sustitución.
Prepara un briefing breve con misión, riesgos, distribución, horarios, comunicaciones, relevo y procedimiento ante una incidencia.
Si se utiliza cartografía, marca accesos, cortes, zonas de estacionamiento, puntos de reunión y recursos externos. Emergest Mando reúne esta información durante la operación.
Inicio del servicio
- Confirma la asistencia real.
- Registra la hora de inicio.
- Revisa indicativos y equipos.
- Comunica cambios respecto a la planificación.
- Confirma el canal principal y uno alternativo.
La planificación debe reflejar lo que realmente ocurre. Si una persona no asiste o un vehículo cambia, actualiza el servicio para que el parte final no dependa de la memoria.
Durante el dispositivo
Registra incidencias relevantes, movilizaciones, apoyos, cambios de posición y decisiones operativas. No conviertas el parte en una transcripción completa de las comunicaciones.
Cada anotación debería incluir hora, hecho, actuación y responsable cuando resulte necesario.
Cierre
- Confirma la hora de finalización y la asistencia.
- Recoge partes e incidencias pendientes.
- Registra kilómetros, combustible o anomalías de vehículos.
- Devuelve y revisa el material utilizado.
- Identifica daños, pérdidas o reposiciones.
- Anota mejoras para servicios similares.
- Valida el cierre con la persona responsable.
Después del servicio
El cierre alimenta los informes de horas, actividad, vehículos e inventario. No vuelvas a copiar los mismos datos en varias hojas. La información debería poder exportarse desde el servicio original.