Migrar desde Excel no consiste en trasladar todas las columnas a otra herramienta. Es una oportunidad para decidir qué datos siguen siendo útiles, quién los mantiene y cómo se relacionan.

Reúne los archivos reales

Localiza las hojas utilizadas para personal, servicios, vehículos, inventario, formación y horas. Incluye copias locales y versiones antiguas que todavía se consulten.

Nombra una versión de referencia para cada área. Si dos archivos contienen datos distintos sobre la misma persona o vehículo, la migración no puede resolver automáticamente cuál es correcto.

Define responsables por área

Asigna a una persona para validar cada conjunto de datos. No hace falta que realice la carga, pero sí que pueda responder dudas y aprobar el resultado.

Una distribución habitual es:

Personal y permisos.
Servicios y horas.
Formación.
Inventario y almacenes.
Vehículos y mantenimiento.

Limpia antes de importar

Revisa duplicados, campos vacíos, formatos de fecha, teléfonos, correos y denominaciones. Unifica nombres de categorías como estados, tipos de vehículo o almacenes.

No elimines el archivo original. Conserva una copia de solo lectura con fecha y responsable. Servirá para contrastar incidencias durante la validación.

Reduce los datos personales

Importa únicamente la información necesaria para la finalidad de la plataforma. No traslades observaciones libres o documentos personales sin revisar su necesidad y acceso.

Define permisos antes de cargar datos. La migración no debe convertir información limitada a responsables en contenido visible para toda la organización.

Migra por bloques

Empieza por las entidades que utilizan las demás: personas, estructura, almacenes y vehículos. Después incorpora servicios, formación, inventario e historiales.

Prueba primero con una muestra pequeña. Comprueba búsquedas, relaciones, acentos, fechas y exportaciones antes de completar la carga.

Valida con casos concretos

No te limites a comparar el número total de filas. Selecciona personas, vehículos, materiales y servicios conocidos, y revisa toda su información.

Comprueba también los totales relevantes:

Personas activas e inactivas.
Servicios por año.
Horas por periodo.
Vehículos y estados.
Material por almacén.

Cierra la etapa de Excel

Decide una fecha desde la que la nueva plataforma será la fuente oficial. Mantener ambos sistemas editables durante meses crea divergencias y obliga a repetir trabajo.

Conserva los archivos históricos según la política de la entidad, pero limita su edición y acceso. Documenta dónde están y quién puede consultarlos.

Emergest contempla configuración y carga inicial dentro del proceso de implantación. Solicita una revisión de vuestros archivos.